A pesar de los fuertes avances que ha sufrido la tecnología en todos los ámbitos de la empresa en los últimos 20 años, la gran mayoría de departamentos de RRHH adolecen de una importante componente de gestión manual y con un alto nivel de burocracia.
En la inmensa mayoría de los casos esto se debe a que nos encontramos dentro de modelo de gestión del departamento un conjunto heterogéneo de soluciones: la nómina, el portal del empleado, la herramienta de gestión horaria, plataformas de gestión del capital humano, una intranet para la comunicación interna… lo que acaba derivando en un costoso y farragoso mantenimiento de todos estos sistemas.
Partiendo de la máxima de que no existe una solución en el mercado que dé la cobertura integral necesaria para el área de RRHH en todos sus ámbitos, nos encontramos “marañas” de aplicaciones que se mantienen de forma individualizada. Con lo cual, cada vez que se da un cambio (altas, bajas, modificaciones de datos, cambios de contrato…) se ha de replicar manualmente en diversos sistemas.
Gestión unificada
Y no solo es importante la integración de los sistemas que utiliza RRHH para llevar una gestión unificada, sino también cómo estas herramientas se conectan y comparten información con sistemas de otras áreas como puede ser Finanzas o en el caso de empresas de servicios con el departamento de operaciones, que genera gran cantidad de variables que afectan al resto de aplicaciones (horarios, horas trabajadas, incidencias, pluses…)
De ahí la vital importancia de la posibilidad de realizar una integración de todos los sistemas en producción para que trabajen al unísono, provocando un importante ahorro de tiempo y tareas administrativas, que favorecen que los miembros del departamento dediquen sus esfuerzos a tareas más productivas y gratificantes.
Un primer ejemplo claro que reflejan proyectos realizados por Squarepoint es la integración de un sistema de firma digital con la solución de nómina y administración de personal. Esta integración del proceso de trabajo simplifica y agiliza los procesos de on boarding, contratación y firma de documentación laboral obligatoria (por ejemplo, el Modelo 145), reduciendo costes y optimizando el proceso de una manera muy significativa. Introduce además la variable de control sobre toda la documentación enviada a firma a los empleados.
Otro ejemplo interesante es la integración de los sistemas de Operaciones y los sistemas de nómina y administración de personal. Esta integración no sólo permite la sincronización de los datos identificativos de los trabajadores entre ambas aplicaciones, sino también la posibilidad de importar desde Operaciones todas las variables que tienen impacto en el cálculo de la nómina de los empleados. Operaciones habla de horas y productividad, pero RRHH tiene que transformarlo a euros, lo que no siempre es sencillo, ya que pueden aplicar muchos condicionantes y variables propias de compañías intensivas en mano de obra y con centros de trabajo dispersos en sectores como facility services, retail, restauración, socio-sanitario, etc.
Lo más remarcable a la hora de valorar este tipo de integraciones, sobre todo en el caso de Operaciones-RRHH, es definir un escenario objetivo compuesto por pequeños “quick-wins” que permita ir acometiendo el proyecto de forma adecuada, siempre con la vista puesta en el objetivo global que se persigue.
Los 8 beneficios de la integración de sistemas HR
- Minimizar las tareas relacionadas con el mantenimiento de datos (altas, bajas, modificaciones de contrato…) entre las diferentes aplicaciones (nómina, planificación, registro horario, RRHH, ERP…).
- Automatizar y monitorizar el envío de datos (incidencias) desde la herramienta de operaciones (turnos, planificación, calendarios…) a la aplicación de cálculo de nómina.
- Introducir mejoras en la productividad al conseguir una mayor eficacia en sus procesos y tiempos.
- Permite la gestión y tratamiento de los datos en tiempo real.
- Reducción notable de la documentación y archivos de trabajo desagregados (Excel, Access…).
- Reducción de riesgos ya que se trabaja de forma coordinada para todos los procesos y actividades de la organización.
- El análisis de la integración de los sistemas existentes es un beneficioso caldo de cultivo para la búsqueda de oportunidades de mejora en los procesos.
- Tiene un impacto directo en la eficacia y eficiencia del departamento y por lo tanto en la reducción de costes operativos.
