En los meses previos al verano es cuando los departamentos de Gestión de Personas comienzan a aprobar las solicitudes de vacaciones, organizar equipos y establecer turnos. Además, es fundamental tener en cuenta que los empleados tienen derecho a la desconexión laboral, lo cual es esencial para un verdadero descanso y bienestar. Como menciona el psicólogo y director del Instituto Lanzas, David Lanzas, «descansar no es lo mismo que desconectar», y esto está relacionado con la tranquilidad de tener todo bajo control. Por lo tanto, es importante dejar todo coordinado antes de iniciar las vacaciones, así como contratar y capacitar al personal necesario para realizar las sustituciones correspondientes.
Sustitución para garantizar un óptimo servicio
En muchos sectores, las empresas reducen su actividad durante los meses de verano en España. Sin embargo, hay sectores como la sanidad que deben mantenerse plenamente operativos. Otros sectores, como la hostelería, ven incrementada la necesidad de contratar a personal temporal. Estas sustituciones son vitales para garantizar la calidad del servicio y la satisfacción de los clientes. Por lo tanto, es fundamental anticiparse a estas demandas específicas y asegurarse de contar con el personal adecuado para cubrir las vacantes temporales.
La comunicación clara entre los empleados que se tomarán vacaciones y los sustitutos designados es fundamental para asegurar una transición fluida y exitosa. Es importante compartir información relevante, establecer expectativas claras y brindar la capacitación necesaria para que los sustitutos estén preparados y puedan desempeñar sus funciones de manera efectiva. Asimismo, la anticipación en la comunicación permite resolver posibles dudas o problemas con antelación, evitando así impactos negativos en la organización.
Contratación de los sustitutos
Antes de la Reforma Laboral de marzo del 2022 se utilizaba el contrato de interinidad. Ahora, el tipo de contrato indicado para sustituir a un trabajador que se va de vacaciones es el contrato de duración determinada por circunstancia de la producción ya que el contrato por sustitución de la persona trabajadora no contempla el caso de las vacaciones.
Incorporar sustitutos a cualquier organización requiere un trabajo extra por parte del departamento de Capital Humano que tendrá que publicar ofertas de empleo, realizar entrevistas para seleccionar al personal y gestionar las nuevas contrataciones con toda la documentación laboral asociada que conllevan.
Herramientas de productividad
En este escenario, contar con herramientas de productividad adecuadas se vuelve imprescindible para facilitar el proceso de contratación y gestión del personal temporal. Estas herramientas pueden incluir sistemas de gestión de recursos humanos, software de reclutamiento y selección, y plataformas de firma electrónica de documentación laboral como Hire & Sign by Squarepoint. Esta solución de productividad está especialmente diseñada para empresas exigentes en materia laboral y con altos índices de rotación y temporalidad ya que permite el envío y firma electrónica masiva de documentación laboral. Además, facilita múltiples trámites asociada con las nuevas contrataciones como altas y bajas, fijación de variables, revisiones médicas…
El uso de un HRMS permite centralizar y automatizar los procesos de contratación y gestión del personal, lo que agiliza significativamente el trabajo del equipo de recursos humanos. Estas herramientas suelen contar con funcionalidades como la publicación de ofertas de empleo, la gestión de candidatos, la generación automática de contratos laborales y la integración con otras plataformas, lo que simplifica el flujo de trabajo. Al contar con estas soluciones, el proceso de contratación se simplifica y agiliza, permitiendo cubrir las vacantes de forma más rápida y efectiva.
Hire & Sign by Squarepoint
Por otro lado, soluciones de envío y firma electrónica como Hire & Sign by Squarepoint son fundamentales para enviar y firmar los contratos y demás documentación de manera ágil y segura. Estas herramientas permiten enviar los documentos por correo electrónico, evitando así la necesidad de imprimir, escanear y enviar físicamente los papeles. Con la firma electrónica, el proceso se acelera considerablemente, ahorrando tiempo y recursos, contribuyendo a la reducción de la huella de carbono y las emisiones de CO2.
Así, durante el periodo estival, la contratación de sustitutos representa un pico de trabajo para el área de gestión de personas. Para hacer frente a esta demanda, es esencial contar con herramientas de productividad que faciliten las altas y bajas de los empleados temporales. La implementación de sistemas de gestión de recursos humanos, software de reclutamiento y selección, y soluciones de firma electrónica de documentación laboral contribuirá a agilizar y simplificar estos procesos, permitiendo a los profesionales de recursos humanos hacer frente a la carga de trabajo de manera eficiente y cumplir con las necesidades de contratación estival.
